Viele Unternehmen suchen aktuell nach einer Lösung, wie sie ihren Tail Spend in den Griff bekommen, also Beschaffungen von Gütern, die oftmals außerhalb formaler Beschaffungsprozesse stattfinden und nicht unmittelbar für die Produktion oder das Geschäftsmodell benötigt werden. Darunter fallen Waren wie Telekommunikationszubehör, Ergänzungsprodukte für PCs, Werkstattbedarf, Büromaterial, Putzmittel, Geschenke, Pflanzen und andere Produkte. Eine starke Vereinfachung von Procurement-Prozessen, eine bessere Kontrolle des Einkaufs auch über mehrere Standorte hinweg oder die Integration in interne Softwarestrukturen wie ERP-Systeme – sind dabei nur einige Unternehmenswünsche. Die im schweizerischen Baden ansässige Axpo Holding AG stand vor genau dieser Herausforderung und geht seit 2019 neue Wege. Das Unternehmen produziert und vermarktet Strom aus erneuerbaren Energien, die es unter anderem aus Solarenergie, Wasserkraft, Wind und Biomasse gewinnt. 1914 gegründet verfügt das Unternehmen über mehr als 100 Jahre Erfahrung und ist der größte Produzent von erneuerbaren Energien der Schweiz. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen rund 4.500 Mitarbeiter, ist in 28 Ländern in Europa und den USA mit einer eigenen Niederlassung präsent und bedient insgesamt 39 Märkte.

Bessere Nutzerfreundlichkeit und geringere Kosten dank Amazon Business
Olaf Schoene, CPO und Einkaufsleiter der Axpo Gruppe, ist ein Förderer von innovativen Beschaffungsideen und sucht zusammen mit seinen Mitarbeitern stetig neue Wege und Möglichkeiten, die Beschaffung des Unternehmens zu optimieren und Prozesse zu digitalisieren. Aufgrund der vielen Niederlassungen und der fehlenden übergreifenden Strukturen für die Einkaufsprozesse hatte bisher jeder Standort seinen Tail Spend auf eigene Art und Weise organisiert. Sich wegen des Einkaufs von geringwertigen Gütern intern aufwändig abzustimmen, wäre komplex und zeit- und kostenintensiv gewesen. „Obwohl der Einzelbestellwert oftmals gering ist, summieren sich die Ausgaben“, unterstreicht Olaf Schoene. Denn beim autonomen und lokalen Einkauf von Artikeln aus dem Tail Spend an jedem einzelnen Standort entstehen in der Summe hohe Kosten, ganz zu schweigen vom Verwaltungsaufwand für hunderte von Kleinstlieferanten.

Axpo Windräder in der Landschaft
Die Schweizer Axpo Holding AG, Produzentin für Strom aus erneuerbaren Energien, geht mit Amazon Business seit 2019 neue Wege um ihren Tail Spend zu managen.

Seit diesem Jahr setzt das Unternehmen auf Amazon Business: „Wir arbeiten mit Hochdruck an der Digitalisierung des gesamten Konzerns – Amazon Business hilft uns im Einkauf, auch hier die Digitalisierung voranzubringen. Durch die schrittweise Einführung von Amazon Business werden wir rund 20 Prozent der Beschaffungskosten im Bereich des Tail Spend einsparen und unsere Prozesskosten deutlich reduzieren. Über 10.000 jährliche Bestellpositionen aus den Warengruppen IT-Peripherie, Werkstattbedarf sowie andere Produkte mit eher geringem Einzelwert werden neu über die Amazon Lösung gebündelt. Auch die Integration in unser bestehendes ERP-System ist uns gelungen“, so Olaf Schoene.
Neben den Kosteneinsparungen verfolgt Axpo damit insbesondere das Ziel, die Nutzerfreundlichkeit bei ihren internen Bedarfsträgern positiv zu beeinflussen. Olaf Schoene: „Die Amazon Lösung ist hier vorbildlich. Von einer selbsterklärenden Oberfläche über logisch aufgebaute und zielorientierte Such-Algorithmen bis hin zum Entfall von Bezugsnebenkosten und einer mit wenig Aufwand verbundenen Integration in unsere EDV-Systeme und Zahlungsprozesse entspricht sie genau unseren Anforderungen.“

Erfolgreiche Testphase
Durch eine initiale Testphase bei den Axpo Tochtergesellschaften in Großbritannien und Deutschland hatte Axpo die Möglichkeit, das Angebot im praktischen Einsatz zu evaluieren. „Amazon Business hat uns überzeugt und wird nun fest in unsere Beschaffungsstrukturen integriert“, erklärt Olaf Schoene die künftige Zusammenarbeit der Unternehmen. Dabei greift Axpo als eines der ersten Unternehmen überhaupt in der Schweiz auf Amazon Business zu und setzt damit einen weiteren Schritt seiner Digitalisierungsstrategie um.

Unternehmen mit Sitz in der Schweiz, die Amazon Business nutzen wollen, finden hier weitere nützliche Informationen.